Как оформить и учесть использование имущества сотрудника

В компаниях по разным причинам возникает необходимость использовать в рабочих целях имущество сотрудников. Мы рассмотрим, как можно это оформить.

Самый частый вариант использования имущества сотрудников касается автомобилей. Отправляется ли сотрудник в командировку или просто ежедневно ездит на своей машине по делам компании – бухгалтеру надо это отразить. Также возможно ситуация, когда сотрудники приносят на работу свою бытовую технику – чайники или микроволновки.

 Аренда имущества у сотрудника 
Один из самых простых вариантов – оформление аренды компанией имущества у сотрудника. В таком случае компании надо заключить с сотрудником стандартный договор аренды. Он может быть с экипажем и без экипажа. Мы рассмотрим вариант аренды без экипажа. В договоре надо указать:

  • срок аренды;
  • стоимость;
  • кто оплачивает текущий либо капитальный ремонт автомобиля или иного имущества;
  • условия прекращения договора и т.д.

Сотрудник должен представить копию паспорта автомобиля.
Бухгалтер будет ежемесячно отражать расходы в бухучёте по аренде. Стороны могут договориться составлять ежемесячные акты (иные документы), которые подтвердят, что фирма получает нужные услуги.
В налоговом учёте компания сможет учесть в составе расходов траты на аренду. При этом надо не забывать обязательные условия экономической обоснованности и документальной подверженности затрат.
С суммы арендной платы сотруднику надо удержать НДФЛ. Компании не надо начислять взносы.

 Выплата компенсации сотруднику 
Другой вариант, тоже часто используемый на практике – выплата компенсации сотруднику за использование его имущества. Величина компенсации оговаривается в трудовом или коллективном договоре (или допсоглашении к ним). В отношении автомобиля выплата компенсации предусмотрена и трудовым законодательством (ст. 188 ТК РФ).
Помимо отражения в договоре, сотрудник должен представить копию паспорта автомобиля.
Выплата компенсации будет назначена руководителем компании в приказе. Этот документ может быть подготовлен в свободной форме. В сумму компенсации уже включается ГСМ, амортизация машины – так считают налоговики. Поэтому в налоговом учёте установлены специальные рамки сумм, которые можно учесть при расчёте налога на прибыль. Компенсация зависит от объёма двигателя машины – если он менее 2000 куб. см, то при расчёте налога можно учесть 1 200 рублей в месяц, если больше – 1 500 рублей. Затраты на компенсацию надо учесть как прочие, связанные с производством и реализацией. Компании надо иметь подтверждающие расходы документы – авансовые отчёты, чеки и т.д.
Одновременно сумма в пределах указанных норм освобождена от НДФЛ. В отношении страховых взносов действует другое правило – компенсация не будет облагаться взносами в пределах сумм, которые указаны в договоре.

Просмотры: 2269
Подпишитесь на вечернюю рассылку Buhday.ru
Самая краткая бухгалтерская рассылка на свете
Проверьте Ваш E-mail, мы выслали вам подтверждение.
Комментарии