Надо ли оставить круглую печать в компании

Недавно, 7 апреля вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ (далее по тексту - Закон), который отменил обязательность применение печати в коммерческих организациях. Многие компании задались вопросом – быть или не быть? Мы поможем вам сделать правильный выбор.

 Круглая печать – право, а не обязанность 
Законом введена новая норма - право отказаться от круглой печати, но не обязанность. Поэтому решать, оставлять печать или нет, компании придется самостоятельно.
Если вы решили оставить печать, такое положение должно быть в вашем Уставе. Если о печати ничего не говорится, следует внести в учредительные документы изменения. Для этого надо подать документы в налоговые органы (форма р13001).
Если компания отказывается от печати, то вместо неё компания должна использовать ЭЦП и вести электронный документооборот, голографическую печать, либо специальные бланки. Получение ЭЦП, покупка голографических печатей или специальных фирменных бланков дорогое удовольствие и является одним из минусов отказа от печати. Кроме того, если в Уставе компании есть пункт о наличии печати, то необходимо внести изменения в учредительные документы.
Требования об уничтожении печати не установлено законом, поэтому печать уничтожать не обязательно. Надо оформить приказ руководителя, в нём указать, что юридическое лицо не использует круглую печать в своей деятельности. А вот с внесением в Устав изменений в этой связи лучше не затягивать, так как госорганы могут потребовать проставить печати, когда это необходимо, и с контрагентами могут быть проблемы.

 Как быть бухгалтеру без печати? 
Закон, отменяющий круглую печать, внес изменения и в ряд законов и подзаконных актов, которые упразднили применение круглой печати. Например, проставление печатей на доверенности от руководителя организации уже не требуется. Соответствующие изменения были внесены в ГК РФ п. 4 ст. 185.1, ст. 53 ГПК РФ, ст. 61 АПК РФ.
Однако изменения были внесены не во все законы и подзаконные акты. В Законе есть оговорка, что некоторыми Федеральными законами может быть предусмотрена обязанность общества иметь печать (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Например, до сих пор сохранилась необходимость проставления печати на документах таможенного контроля и извещении об уплате авансового платежа акциза, декларации по налогу на прибыль. Поэтому на данный момент отказаться от печати будет рискованно и может повлечь неприятности с проверяющими органами и налоговой.

 Риски отказа от печати 
Налоговая декларация (расчёт) должна быть подтверждена подписью налогоплательщика или его представителя (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). В форму декларации (расчетов) включены поля для подписи и печати компании. Если налогоплательщик не будет соблюдать обязательные требования для заполнения декларации, то налоговики могут не принять документы и привлечь к ответственности за несдачу декларации по налогу на прибыль.
В законе о страховых взносах нет требования о проставлении печати при сдаче отчётности по страховым взносам. В том числе нет такого требования и в порядке заполнения формы РСВ-1. Однако в самой форме имеется раздел для проставления печати. При подаче отчётности без печати у инспектора будет иметься основание не принимать документы. В порядке заполнения формы 4-ФСС есть прямое указание на обязательность печати. Кроме того, при внесении исправлений как в форму РСВ-1 ПФР, так и в форму 4-ФСС их надо заверить круглой печатью.

Как быть, если документы от контрагента поступили без печати? В этом случае, есть риск доначисления налогов и спорных ситуаций с налоговыми органами. В Налоговом кодексе РФ и в Законе о бухучете ничего не сказано о заверении первичных документов печатью. Но следует учитывать, что из самих форм первичной документации может вытекать обязанность заверять печатью документ, например, если компания использует унифицированные формы, либо самой организацией разработана форма с применением печати.
Если к вам поступили документы без печатей, а сама форма документа это требует, вы можете попросить контрагента их поставить, и желательно сделать это отдельным письмом. Тогда, при предъявлении требования о доначисления налогов, у вас будет доказательство о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента.

Следует обратить внимание, что компаниям, которые применяют ККТ, не стоит сразу отказываться от печати. Журнал кассира-операциониста должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью компании. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин является подзаконным актом. Федеральный закон при этом имеет большую юридическую силу. Мы рекомендуем подождать каких-либо официальных разъяснений госорганов, прежде чем отказаться ставить печать на журнале кассира-операциониста.

Если в компанию, которая отказалась от печати, пришло требование налоговой инспекции о предоставлении документов (информации), то она имеет право не ставить печать на копиях, а просто заверить подписью руководителя. Так можно сделать, поскольку Приказ ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (ред. от 27.08.2013) «Об утверждении форм» содержит оговорку «если иное не предусмотрено законодательством РФ». Однако, Минфин России указал, что оформлять документы, предоставляемые в налоговую инспекцию следует в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003 и соответственно проставлять печать (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142). Следует иметь ввиду, что заверять документы, предоставляемые в инспекцию, компания может печатью не только круглой, но и любой другой. Можно использовать печать «для документов» или «копия верна».
На сегодняшний день сохранена обязанность налогоплательщика по проставлению печати на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган для уплаты акциза. В этой части ничего не изменилось.

 Договоры, доверенности и кадровые документы 
При заключении договора (сделки) стороны скрепляют его своими подписями. Печать при заключении договора была дополнительным реквизитом. Значит, печать на договоре можно не ставить, если из самого договора не вытекает такой обязанности. Данное мнение подтверждается судебной практикой (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.08.2012 по делу № А72-10860/2011, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 по делу № А56-74161/2013). Полный отказ от печати может привести к возникновению спорных ситуаций с контрагентами, которые продолжают её использовать.

Обязанность компании заверять доверенности круглой печатью отменена (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 53 ГПК РФ, ст. 61 АПК РФ). Теперь на доверенности достаточно подписи руководителя. При этом в Кодекс об административном судопроизводстве пока не внесены изменения по форме доверенности, и пока печать на документе нужна. Кроме того, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов в доверенности представителя также сохраняется обязанность проставлять печать. В данном случае, рекомендуем не отказываться от печати, чтобы не усложнить вашему юристу участие в процессах такого рода.

Сложнее ситуация обстоит с кадровыми документами, так как печать нужна практически везде. При оформлении записей в трудовых книжках, будь то приём, увольнение, перевод, необходимо ставить печать. Роструд разъяснил, что заверение записей в трудовой книжке иной печатью компании, содержащей информацию о его наименовании, месте нахождения не нарушает прав работодателя (письмо Роструда России от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1). Поэтому работнику кадровой службы можно использовать печать кадровой службы или для документов, но полностью отказываться от печати в данной ситуации не рекомендуется.

При заключении трудового договора его подписывают обе стороны. Требования о заверении печатью трудовое законодательство не предусмотрело. На практике работодатель ставил печать. Если ваша компания отказалась от использования печати, то можно её не ставить, это не повлечет никаких рисков и недействительность трудового договора.
С больничными листами дела обстоят иначе. В порядке выдачи листков нетрудоспособности есть оговорка, что работодателями – физическим лицам печать ставится при её наличии. Возможно, в ближайшем будущем будут внесены аналогичные изменения в отношении юридических лиц. Поэтому рекомендуем не отклоняться от требований по заполнению больничных, чтобы избежать судебных споров.

Просмотры: 4272
Подпишитесь на вечернюю рассылку Buhday.ru
Самая краткая бухгалтерская рассылка на свете
Проверьте Ваш E-mail, мы выслали вам подтверждение.
Комментарии