Как списать долг по подотчётным средствам

В бухгалтерии распространены случаи не возврата подотчётных сумм. Чаще всего при таких обстоятельствах бухгалтеры оформляют данную операцию как удержание подотчетных сумм из заработной платы сотрудника. Мы расскажем о разных вариантах.

Для удержания суммы из зарплаты сотрудника надо издать приказ о данном удержании и ознакомить сотрудника под роспись. Это нужно сделать в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств. Данные деньги не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ, зато мы должны на эту сумму начислить страховые взносы. Но если в дальнейшем деньги будут возвращены, то вы сможете зачесть или вернуть сумму начисленных взносов. Что касается бухгалтерского учета, то уместно сделать следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 71 - отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
Дебет 70 Кредит 94 - из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Это самый надежный способ, но есть еще пару авантюрных вариантов.

Более рискованные варианты пригодятся компании, если вы хотите продлить время возврата подотчетных сумм или вообще «замаскировать» возврат данных средств. Сразу скажем, что какой вариант не выбрала бы компания, он может привести к спорам с налоговыми органами или фондами.

Рассмотрим их:
1. Переоформить образовавшуюся задолженность в заём. Этот способ позволяет нам оттянуть время по возврату подотчетных сумм. Для этого стоит оформить договор займа. Он может быть как процентным, так и беспроцентным. И в том, и в другом случае есть свои «подводные камни»:

  1. оформляем беспроцентный заём - у сотрудника возникает материальная выгода от экономии на процентах (подп.1 п.1 ст. 212 НК РФ), с которой нужно будет исчислить и уплатить НДФЛ по ставке 35%4
  2. процентный заём – надо установить проценты, но опять же мы столкнемся с уплатой НДФЛ. Плюс с доходов по процентам нужно будет заплатить налог на прибыль;
  3. выдать заём из кассы организации, предварительно сняв её с расчетного счета (так как наличную выручку можно тратить только на определенные цели (п. 6 Указания №3073-У)), а сотрудник обратно возвращает подотчетные суммы, но тоже наличными в кассу. Выгода получается в том, что долг по подотчету он гасит, а срок действия договора займа со временем истекает. И тут тоже есть пару вариантов:
  • простить долг и опять же удержать НДФЛ, что для нас не выгодно;
  • списать долг как безнадежный, но налоговики могут придраться и опять же начислить НДФЛ;
  • самый безопасный вариант – пролонгация договора займа, позволяет нам не платить НДФЛ и взносы, но опять, же при проверке у налоговиков могут возникнуть вопросы.

При переоформлении в договор займа угрозы начисления НДФЛ с налоговиками при проверках не избежать.

2. Оказать работнику материальную помощь или подарок.
Рассмотрим, в чём отличие от предыдущего варианта.
Материальная помощь. Чиновники говорят о том, что с сумм материальной помощи свыше 4000 рублей в год на одного сотрудника, нужно уплатить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010г. №1212–19). То же самое касается НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Но есть судебное решение, где указана другая точка зрения: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда (постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013г. № 17744/12). Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и её работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо.
При выдаче материальной помощи есть вероятность столкнуться с работниками фондов при проверках по вопросу правильности операций компании.
Подарок. Денежный подарок до 4 000 рублей в год на одного сотрудника освобожден от НДФЛ (письмо Минфина от 08.05.2013г. № 03-04-06/16327). Также подарок до 4 000 рублей за налоговый период не подлежит обложению страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Главное, чтобы выплата подарка не была прописана в условиях коллективного или трудового договора, а так же положении об оплате труда. Иначе подарок может быть расценен как зарплата, что приведет к начислению взносов и НДФЛ.

Минус только в том что, при расчете налога на прибыль ни подарки, ни материальную помощь учесть нельзя. В остальном - рассмотренные варианты подходят для всех компании.

Есть еще два варианта для компании, которой не страшно встретиться с налоговиками в суде:
3. Провести в учёте личные расходы сотрудника. Все то, что сотрудники покупают лично для себя, проводить как расходы компании, но только при наличии подтверждающих документов. Например: сотовые телефоны, автомобиль и т.д. Риск в том, что при выездной проверке налоговики попросят вас предоставить всё купленное имущество, и если вы этого не сделаете, то встречи в суде вам не избежать.
4. Платить сотруднику компенсацию за пользование имуществом. Для этого нужно имущество (например, машину) взять в аренду и платить арендную плату. А сотрудник систематически будет погашать долг по подотчёту. Недостаток данной операции только в том, что с арендной платы надо будет платить НДФЛ. Взносами эти суммы не облагаются. Можно учесть расходы и по налогу на прибыль. Главное, не превышайте рыночные арендные ставки, а то вам могут налоговики пересчитать налог на прибыль, в связи с завышением платы.

Просмотры: 7922
Подпишитесь на вечернюю рассылку Buhday.ru
Самая краткая бухгалтерская рассылка на свете
Проверьте Ваш E-mail, мы выслали вам подтверждение.
Комментарии